在工作中经常用PPT放映演示进行讲演，但是几乎所有人的PPT使用方式还是停留在演讲者的电脑上显示什么，投影机上放什么，演讲者要么看自己的电脑的屏幕，要么看墙上的投影。“备注”就彻底失去了作用，因为根本看不见。 “备注”本来是用来给演讲者回忆讲演思路，或者让使用此PPT的人在讲演前可以先了解一下制作此PPT的作者的思路意图。 这些都是PPT的常规用法，下面给大家介绍如何高效的使用PPT进行演讲，并且充分利用“备注”的作用，以期为观众做出最出色的讲解。 详细步骤：第一步，在电脑桌面单击鼠标右键，选择“属性-设置”。
如上图所示，在连接了外部显示器或者投影仪的情况下，点击“2”号屏幕，并按照图中高亮标注处选中“将windows桌面扩展到该显示器”同时设置适当的分辨率。单击“应用”。 由于没有投影仪做演示，在办公室用了显示器做示意。从两个屏幕可以看见不同的显示内容，这样，下面的观众就不会看见演讲者的笔记本里面装了什么东西，演讲者可以根据自己的意愿把需要给观众看的放映出来， 而不是把演讲者的所有操作都放映出来。 第二步，打开你需要演讲的PPT进行放映前的准备工作。
如上图，选择设置放映方式。
在图中高亮的部分选中“显示演讲者视图”（这个是重点）单击确定后就完成了设置。 第三步，开始放映。
点击图中的位置，或者直接按“F5”。两者的区别是，F5从头开始放映而图示按钮是从当前幻灯片开始往后放映。 最后，观看效果
这个就是演讲者看到的画面，下面高亮的部分就是“备注”的内容。 分析这个视图，演讲者不仅可以看见每个幻灯片的预览； 还可以知晓下一张PPT的大致内容（标题）； 可以不用准备，直接阅读“备注”（对于新手和临场不知所措的朋友比较适合）； 可以很好的控制演讲时间； 在进行幻灯片选择（非正常流程）的时候，可以点击“黑屏”，这样观众就看不到你在进行何种“胡乱操作”了。
注：在使用此方法时03版和07版在显示结构上有一些差异，基本操作和原理是一样。
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